Gesetzlich zwingend vorgeschrieben ist eine Inventur nur für Unternehmen, die eine Bilanz erstellen. Allerdings führt eine fehlende Inventur zum Verlust der Beweiskraft der Buchführung (und gefährdet u.U. auch die Gemeinnützigkeit). Ohne Inventur ist eine Auswertung der wirtschaftlichen Grunddaten des Weltladens also nicht möglich.

Eine gut vorbereitete Inventur mit vielen Mitarbeitenden kann in der Erfassung der Daten gut an einem Tag erledigt werden. In einem weiteren Schritt muss die Berechnung des Warenwerts erfolgen, im günstigsten Fall kann dies unter Nutzung von PC-Technik noch am selben Tag erfolgen.

Der Inventurwert bemisst sich am Netto-Einkaufspreis. Ware, die sich schon länger im Bestand befindet ("Ladenhüter", spätestens ab einem Jahr), wird entsprechend abgewertet.

Eine Inventur pro Kalenderjahr immer zum selben Stichtag ermöglicht es, Bestand und Veränderungen des Warenbestandes zu dokumentieren. Der Warenwert lässt eine genauere Bewertung des erreichten Jahresergebnisses zu. Der vorhandene Warenbestand stellt jedoch immer auch gebundenes Kapital dar und sollte einen angemessenen Richtwert nicht überschreiten.

Auch die für die Berechnung des erwirtschafteten Rohgewinns notwendige Angabe des Wareneinsatzes lässt sich nur durch eine Inventur bestimmen:

Bestand am 1.1. eines Jahres [Bewertung zu Netto-EK] plus Konto Wareneinkauf [ohne MWSt.] plus Frachtkosten minus Skonti minus Boni minus Bestand am 31.12. eines Jahres [Netto-EK] = Wareneinsatz

Der Jahres-Rohgewinn errechnet sich dann aus:

Brutto-Umsatz minus Umsatzsteuer [= Netto-Umsatz] minus Wareneinsatz [netto] = Rohgewinn

Vorbereitung und Durchführung

Zu jedem Inventurtermin sollte die gleiche Form der Inventur gewählt werden, um die Vergleichbarkeit der gewonnen Daten zu gewährleisten. Der Inventurtermin sollte ebenfalls einer Regelmäßigkeit folgen, z.B. innerhalb der ersten Kalenderwoche.

Je nachdem, ob und in welcher Form eine Erfassung der Bestandsveränderungen der Ware im Weltladen erfolgt, kann sich die Durchführung der Inventur unterscheiden:

So können bei PC-gestützten Warenwirtschaftssystemen Listen ausgedruckt werden, auf denen nur noch die Anzahl der vorhandenen Produkte eingetragen werden muss. Für die Inventur mittels easy WLP hat sich die Methode bewährt, den gezählten Bestand auf einen Klebezettel zu schreiben, diesen an das Produkt zu kleben und beides zusammen zum PC zu bringen, wo das Produkt dann eingescannt und der Bestand eingegeben wird. Um allen notwendigen Formalien Genüge zu tun, wird schriftlich festgehalten, wer welches Regal gezählt hat. Die Gesamtinventurliste wird zum Schluss ausgedruckt und von den Verantwortlichen unterschrieben.

Die Inventur kann jedoch auch mithilfe einer Excel-Tabelle durchgeführt werden:

Was wird benötigt?

• Ein bis zwei Personen, die schon Erfahrungen in der Inventur haben bzw. sich intensiv auf die Inventur vorbereitet haben. Diese zählen im besten Fall nicht die Ware, sondern stehen für Rückfragen bereit und arbeiten die beschriebenen Listen in den PC ein (ohne PC geht es auch, es wird aber aufwändiger und dauert länger).
• Viele Ladenmitglieder, die die Ware zählen und in die vorbereiteten Listen eintragen.

Was muss vorbereitet werden?

• Klären, wer die Inventur anleitet und sich gegebenenfalls im Vorfeld weiterbildet oder Unterstützung holt (z.B. bei den Fair-Handels-Berater*innen).
• Einstufung des einzelnen Ladens bei den verschiedenen Importeuren ermitteln, um den Kalkulationsfaktor für die einzelne Artikelgruppen zu ermitteln (wie komme ich vom Brutto-VK zum ungefähren Netto-EK). Alternativ: Netto-Einkaufspreise für jeden Artikel ermitteln (sehr aufwändig).
• Ausdruck (gegebenenfalls vorher Anpassung) der Musterliste in ausreichender Anzahl, dabei schon eine Voreinteilung für einzelne Sortimentsgruppen und zur räumlichen Anordnung im Laden vornehmen.
• Ausreichend Getränke und Essen organisieren für alle, die an der Inventur teilnehmen.
• Inventurtermin festlegen für einen Zeitpunkt, an dem wenig Ware im Laden ist (z.B. am 2. Januar).

Ablauf der Inventur

• Einweisung aller Zählenden in die Grundlagen der Inventur und die Verwendung der Inventurblätter.
• Zählrichtung festlegen (z.B. immer im obersten Regalboden beginnend von links nach unten rechts zählen); diese ermöglicht trotz der wenigen aufzuzeichnenden Daten eine eventuell Nachverfolgung bzw. Korrektur.
• "Streifentechnik" verwenden (Eine Person zählt alle Waren eines Regalsegments. Wenn das fertig ist, das nächste Regalsegment vornehmen.).
• Ware, die länger als z.B. 12 Monate im Regal liegt, auf den Listen kennzeichnen, auf Warenwert 0 € setzen, in die Abschreibungsliste eintragen und aus dem Regal nehmen.
• Jedes ausgefüllte Blatt den Inventurverantwortlichen übergeben.
• Die Inventurverantwortlichen summieren die Zahlen per Excel zusammen (Je nach Größe des Ladens und der Anzahl der Artikel ist das möglicherweise nicht an einem Tag zu schaffen; in diesem Fall können die Zahlen zum nächsten Teamtreffen vorgelegt werden).
• Gemeinsamer Abschluss der Inventur.

Stand: 2020

Quelle

Weltladen-Dachverband (2015): Grundkurs Weltladen. Modul 6 “Der Weltladen als Unternehmen”.