Bei der kurzfristigen Erfolgsrechnung wird zu Ende eines beliebigen Monats eine Art vorläufiges Jahresergebnis berechnet. Dazu werden alle bis dahin erwirtschafteten Erträge (nicht Umsätze) den bis dahin angefallenen Kosten gegenüber gestellt. Daraus lässt sich zum aktuellen Zeitpunkt das Ergebnis für den bis dahin abgelaufenen Teil des Jahres abschätzen.

Parallel zur Planungsrechnung werden hierfür die folgenden Detailinformationen gebraucht: • Umsatzdaten • Rohertragsdaten und • Informationen zu den bisher angefallenen Kosten.

Umsatzdaten

Die bis zum Stichtag erwirtschafteten Netto-Umsätze können aus dem jeweiligen Kassensystem (PC-Kasse, Registrierkasse) entnommen werden. Möglicherweise sind die Daten der bereits abgelaufenen Monate des Jahres aufzuaddieren.

Roherträge

Da die Roherträge zu einem beliebigen Zeitpunkt unterhalb eines Jahres nicht genau berechnet werden können (das würde eine Inventur voraussetzen), müssen sie mit Hilfe der im Vorjahr erreichten Handelsspannen auf Basis der aktuellen Umsätze geschätzt werden, nach der Formel:

Geschätzter Rohertrag im laufenden Jahr = Umsatz des laufenden Jahres multipliziert mit durchschnittlicher Spanne des Vorjahres in %

Da wir hier mit einer Schätzung arbeiten, ist größte Vorsicht geboten, da sie nur dann zu einem halbwegs zuverlässigen Ergebnis führt, wenn sich die Spanne vom Vorjahr zum laufenden Jahr nicht wesentlich verändert hat.

An diesem Punkt ist also auf jeden Fall darüber nachzudenken, ob es Punkte zu bedenken gibt, die im laufenden Jahr zu einer Veränderung der Spanne führen könnten, wie z.B.:

• Hat es seitens der Lieferanten Rabattveränderungen gegeben?
• Hat es auf Lieferantenseite andere Veränderungen bei den Konditionen gegeben?
• Haben wir mehr oder weniger Probleme als im Vorjahr mit Diebstahl, mit Ablaufdaten von verderblicher Ware, mit der Erfassung von Eigenverbrauch, mit der Notwendigkeit von verbilligten Abverkäufen oder anderen Faktoren, die sich auf die Handelsspanne des Weltladens auswirken?

Unterm Strich muss es darum gehen, aus den bereits erreichten Umsätzen eine möglichst gute Schätzung der damit verdienten Roherträge vorzunehmen.

Kosten

Anschließend sind alle bis zum jeweiligen Zeitpunkt angefallenen Kosten aufzuaddieren. Diese können aus der Buchführung bezogen werden, wenn diese die Belege und Zahlungen des Ladens zeitnah erfasst. Ansonsten müssten die Kosten über eine separate Aufstellung (z.B. eine einfache Excel-Liste) mitgeführt werden. Im Ausnahmefall kann auch hier eine Schätzung die tatsächlichen Kosten ersetzen; dann wären auf jeden Fall die Personalkosten und die Raumkosten als die beiden wichtigsten Kostenfaktoren einzubeziehen.

Kurzfristiger Erfolg

Die Differenz zwischen den erwirtschafteten Roherträgen und den aufgelaufenen Kosten ergibt eine Art Gewinn / Verlust für die ersten x Monate des Jahres (= kurzfristiger Erfolg).

Achtung: Eine einfache Abschätzung des Jahresergebnisses (z.B. aufgrund des kurzfristigen Erfolgs von Januar bis August eines Jahres) ist leider nicht möglich. Das ist dadurch bedingt, dass die letzten zwei Monate des Jahres in der Regel einen starken saisonalen Ausschlag aufweisen. Dadurch kann sich z.B. ein bis Oktober noch negatives Jahr durch ein starkes Weihnachtsgeschäft, mit überproportionalen Erträgen und fast normalen Monatskosten, noch ins Positive verkehren. Auch das Gegenteil ist natürlich möglich: Ein ganz schwaches Weihnachtsgeschäft kann unter Umständen ein bis September/Oktober positives Ergebnis noch ins Negative drehen.

Quelle

DEAB – Dachverband Entwicklungspolitik Baden-Württemberg e.V. (2010): QualiFair Aufbaukurs Weltladen. Qualifikation für Fach- und Führungskräfte im Fairen Handel. Modul “BWL im Weltladen” (Jean-Marie Krier).