Die Arbeit im Weltladen ist anspruchsvoll und umfasst viele Bereiche. Für eine gute Ladenorganisation ist es wichtig, die einzelnen Bereiche klar zu benennen und voneinander abzugrenzen. Dann fällt es auch Neuen leichter, den Überblick zu bekommen und sich einzuarbeiten. Je transparenter die Arbeitsorganisation und Arbeitsteilung ist, umso seltener kommt es zu Missverständnissen und Ärger. Wenn die Verantwortlichkeiten klar sind, lässt sich auch die Arbeitsverteilung zwischen Haupt- und Ehrenamtlichen ohne ständige Reibereien besser regeln.

Einige Tätigkeiten im Weltladen können gut von einer Einzelperson wahrgenommen werden. Für andere eignen sich eher Arbeitsgruppen. Manche Bereiche sollten auch von der gleichen Person verantwortet werden. Je nach Rechtsform ist klar, dass bestimmte Arbeitsbereiche in Verantwortung des Vorstands (Verein) bzw. der Gesellschafter*innenversammlung (GmbH) oder des Aufsichtsrats (eG) liegen – der sie nicht selber wahrnehmen muss, sondern auch delegieren kann.

Mögliche Tätigkeitsbereiche

Einkauf

• Warenbeschaffung bei Lieferanten
• Warenannahme und -kontrolle
• Preiskalkulation
• Lagerhaltung, MHD-Kontrolle

Personal

• Betreuung der ehrenamtliche Mitarbeiter*innen
• Ladendiensteinteilung
• Arbeitsplatzbeschreibung und Personaleinstellung (v.a. bei Hauptamtlichen)
• Interne Kommunikationsstrukturen
• Einarbeitung neuer Mitarbeiter*innen
• Fortbildungen

Ladengestaltung

• Ladeneinrichtung und -ausstattung
• Gestaltung von Ladeninnenraum, Displays, Preisschildern etc.
• Warenpräsentation, Regalpflege
• Raumpflege
• Schaufensterdekoration
• Außengestaltung
• Technik

Werbe- und Öffentlichkeitsarbeit

• Ansprechpartner*in für Medien
• Pressemitteilungen
• Werbeplanung
• Anzeigen, Plakate, Handzettel
• Kund*innenzeitung
• Website
• Social-Media-Auftritt

Besondere Aktionen (Verkaufsförderung)

• Probieraktionen
• Produktschwerpunkt-Aktionen
• Tage der "offenen Tür"
• Sonderangebote

Service

• Öffnungszeiten
• Kund*innenbetreuung
• Betreuung von Fair-Handels-Gruppen
• Belieferung und Gewinnung von Großkunden (z.B. Institutionen)

Informationsarbeit

• Produkt- und Handelspartnerinformationen aktuell halten
• Infoveranstaltungen im Laden
• Teilnahme des Weltladens an Kampagnen (z.B. Weltladentag, Faire Woche)

Finanzbereich - Buchhaltung/Controlling

• Kassenbuch/Buchführung
• Kontoführung/Überwachung der Liquidität
• Kontakt zur Bank und ggf. Steuerberater*in
• Erstellung von Bilanzen bzw. Gewinn- und Verlustrechnung
• Planung von Investitionsbedarf und Überschussverwendung (Verlustvortrag)
• Beobachtung und Analyse von Umsatz und Ertrag
• Fundraising (Mittelbeschaffung, Zuschussanträge etc.)

Vernetzung und Kontakt zu anderen Weltläden

• Teilnahme an Regionaltreffen und Weltladen-Fachtagen
• Kontakt zu dem*der Fair-Handels-Berater*in und zum Weltladen-Dachverband
• Vernetzung mit Partnern vor Ort (Volkshochschule, Bioladen etc.)
• Zusammenarbeit mit der Kommune

Tipps

• Der Einkauf kann gut in einer (eher kleinen) AG organisiert werden.
• Die Bestellung der Non-Food-Ware lässt sich am besten nach Warengruppen (und nicht nach Lieferanten) aufteilen. Das schafft gleichzeitig Fachkompetenz für bestimmte Sortimentsgruppen.
• Auch für die Öffentlichkeitsarbeit und Werbeplanung bietet sich eine AG an, allerdings ist eine Ansprechperson für die Medien und Prominente etc. sinnvoll.
• Die Schaufenster- und Ladendekoration sollte in den Händen weniger liegen, damit für die Kund*innen eine klare Linie erkennbar ist. Die Finanzverwaltung und Buchführung sollten sich ebenso nur max. 3 Leute teilen.
• Für die Technik sollte es 1-2 Verantwortliche geben. Diese können auch aus dem Umfeld des Ladens kommen.
• Die Vorbereitung der Ladensitzungen etc. ist eine Leitungsaufgabe, die in den Händen von wenigen Mitarbeiter*innen liegen sollte.
• Auch wenn die Arbeitsbereiche klar voneinander getrennt werden sollten, muss es verbindliche gemeinsame Absprachen geben, z.B. hinsichtlich der Jahresplanung, deren Koordination einigen wenigen Menschen (z.B. dem Vorstand) überlassen bleibt. Unsinnig wäre es z.B., wenn die Werbegruppe sich auf andere Produkte für die Frühjahrs-Promotion einigt als die Dekorationsgruppe für das Schaufenster. Eine gute Jahresplanung verhindert Streitigkeiten und sichert den langfristigen Erfolg des Ladens, weil alle Aktivitäten zusammenpassen und alle am gleichen Strang ziehen.

Leitung

Jede Gruppe braucht eine Leitung, um zielgerichtet arbeiten zu können, und jede Gruppe hat auch eine Leitung – sei es ausgesprochen (besser) oder unausgesprochen (schlechter). Oft kommt dabei "Macht" von "machen", d.h. wer viel im Laden arbeitet, hat oft auch mehr zu sagen. Das muss nicht automatisch so sein, ist aber auch nicht unbedingt von Nachteil.

Die Leitung kann von einer einzelnen Person oder von einem Team wahrgenommen werden. Wichtig ist nur, dass klar benannt und allen bekannt ist, wer für bestimmte Bereiche "das Sagen hat". Wenn es im Team eine hauptamtliche Person, hat diese oft auch die Leitung des Teams inne, weil der Träger sie explizit dafür angestellt hat. Denkbar wäre aber auch die gemeinsame Leitung mit freiwillig Engagierten.

Mit der Hauptamtlichkeit ist also nicht automatisch schon eine Hierarchie vorgegeben. Man sollte sich vorher darüber verständigen, gemeinsame Regeln absprechen und diese Regeln für alle Mitarbeiter*innen öffentlich machen.

Stand: 2023

Quelle

Weltladen-Dachverband (2015): Grundkurs Weltladen. Modul 7 “Ladenorganisation”.